En internet hay muchas herramientas gratuitas que podemos aprovechar en nuestra actividad como empresa. Google nos ofrece muchas y muy potentes, entre ellas Formularios, con la que podrás crear encuestas y tests de autoevaluación para enviar a tus clientes por mail o a través de tu página web.
En nuestro día a día creando páginas web nos demandan muchas cosas… y siempre intentamos resolver estas peticiones con calidad y el menor coste posible.
En la medida de lo posible, recomendamos el uso de herramientas gratuitas. En internet hay miles y para todo, unas mejores que otras… Entre ellas destacan por su calidad las que nos ofrece Google: Gmail, Calendar, MyBusiness, Fotos…
Hoy te hablamos de Google Formularios, que es un poco más desconocida pero súper potente para las empresas.
Nosotros la utilizamos y recomendamos sobre todo para estos dos propósitos:
-Hacer encuestas de satisfacción del cliente.
-Hacer tests de autoevaluación (formación, psicología…)
Ambas cosas son herramientas de marketing muy importantes. La encuesta de satisfacción del cliente te permite conocer tus puntos de mejora y hasta qué punto tus clientes están contentos con tu Producto/servicio.
Y los tests de autoevaluación, que a todos NOS ENCANTAN (no hay más que ver el éxito que tienen en Facebook), son una forma muy efectiva de captar la atención y entrar en contacto con personas que podrían llegar a ser tus clientes. Luego lo explicamos.
Cómo utilizar Google Formularios
Como toda herramienta de Google, lo primero que tienes que hacer es abrir una ventana de Google e iniciar sesión con tu cuenta Gmail. Luego haz una búsqueda en Google ‘Google formularios’ y entra en el primer resultado que salga.
Una vez en la pantalla de Google Formularios, dale a Crear Formulario y podrás empezar a trabajar.
La herramienta va guardando los cambios automáticamente, puedes cerrar la ventana cuando quieras y no se borrará tu trabajo.
Es todo muy intuitivo: te recomiendo que pruebes sin miedo, ve haciendo cosas y tocando botones y enseguida lo dominarás.
La estructura es sencilla: la pantalla tiene un color de base y en el centro el Contenido con fondo blanco.
Puedes poner un título, debajo una breve descripción de para qué sirve la encuesta o test y las instrucciones para rellenarlo, y después se trata de ir metiendo preguntas.
Tienes un botón para Añadir sección, de tal forma que las preguntas se organicen por partes.
En este menú tienes los botones para ir añadiendo preguntas, los textos, las secciones… En el encabezado (debajo de título y descripción) puedes poner una Imagen e incluso un vídeo (te pedirá un enlace de Youtube o de otra web donde esté alojado el vídeo).
Puedes aprovechar ese espacio para poner el logotipo de tu negocio. Ten cuidado porque es bastante grande, si pones una Imagen muy pequeña se verá muy borroso… Si no tienes una Imagen suficientemente grande, mejor no pongas nada.
Las preguntas se componen del enunciado y las posibilidades de respuesta. Con ‘Selección múltiple’ puedes hacer la típica respuesta de test A-B-C-D o la encuesta tipo Muy bien-Bien-Regular-Mal. Pinchando en el nombre de las respuestas, puedes personalizarlas a tu gusto.
Si estás haciendo una encuesta, con ‘Respuesta corta’ y ‘Respuesta larga’ la persona que lo rellene podrá escribir un texto más o menos largo.
Crea las preguntas con el orden que quieras, si lo necesitas luego podrás cambiarlo usando el botón de arrastrar que ves en la Imagen.
Atento/a: marca las preguntas como obligatorias. Hay un interruptor abajo a la derecha en el recuadro de cada pregunta. De esta forma saldrá un asterisco rojo de respuesta obligatoria y te asegurarás de que la persona responde a todas tus preguntas.
Una vez tengas las preguntas rellenadas, ve a las opciones de menú arriba a la derecha para personalizar y configurar el documento.
En el primer icono, ‘Personalizar tema’, puedes añadir la Imagen del encabezado, elegir colores para el fondo y estilos de fuente para la letra.
El segundo icono es para ver una vista previa del formulario y comprobar que todo va quedando como quieres.
El tercer icono es Configuración. Aquí tienes tres partes:
-General: si quieres puedes marcar que el sistema recopile direcciones de correo electrónico, que luego podrás consultar. OJO CON LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS. Más abajo te decimos cómo cumplir con ella.
-Presentación: explora las diferentes opciones. Puedes personalizar el mensaje que aparecerá cuando el Usuario complete el formulario.
-Test de autoevaluación: aquí puedes configurar el formulario para que funcione como un test.
Como nos interesa captar el mail del posible cliente para establecer contacto, lo configuraremos para que no se publiquen los resultados (ni que pueda ver ningún dato), sino que se los enviaremos a su mail.
Cuando ya tenemos todo completado y listo, le damos al botón ENVIAR.
Google nos da tres opciones para compartir el formulario: enviarlo por mail, compartir enlace e incrustar código.
Como el último es muy técnico, lo obviaremos.
También puedes compartir el formulario en Google+, Facebook y Twitter, pinchando en sus respectivos botones.
-Enviar por mail: lo primero que puedes hacer es enviártelo a ti mismo/a para que veas el aspecto del mail y el propio formulario. Tienes dos opciones: o que el mail venga con un botón que te lleva a una web donde está el formulario, o hacer check en Incluir formulario en el correo electrónico para que se vea en el cuerpo del mensaje.
Puedes incluir varias direcciones para hacer un envío a diferentes personas.
-Compartir enlace: el formulario está en una página web y su dirección es esta que ves aquí, en el campo Enlace. Es una dirección muy larga y compleja… Selecciona y haz clic en el botón derecho del ratón para Copiar esta dirección, que luego podrás pegar en cualquier sitio (para hacer un enlace en tu página web, en WhatsApp o redes sociales…)
Tiene un check de Acortar URL para mayor comodidad.
El aspecto de los mails de Google Formularios
Aquí tienes dos imágenes, el primero lleva un botón y el segundo lleva el formulario incrustado en el mail.
Recibir avisos cuando alguien rellene la encuesta y ver las respuestas
Puedes configurar la herramienta para que te llegue un mail de notificación cada vez que alguien complete el formulario.
En el menú PREGUNTAS RESPUESTAS, pincha RESPUESTAS y el icono de tres puntos arriba a la derecha, luego haz check en la primera opción.
El mail llegará al correo Gmail con el que estés gestionando Google Formularios.
En el apartado RESPUESTAS podrás ir viendo los resultados que te vayan llegando. Puedes generar un informe excel con todos los resultados pinchando el botón-icono.
Mucho cuidado con la normativa de Protección de Datos
El nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos nos obliga a informar con detalle sobre el uso que vamos a dar a los datos personales que obtenemos y a recoger el ‘consentimiento expreso, libre, específico, informado e inequívoco’ de las personas dueñas de dichos datos para ello.
En las comunicaciones públicas en las que recojas datos personales (a través de tu web, por ejemplo), siempre debes incluir un texto de Política de Privacidad en el que se explique que cumples con la normativa vigente, cómo guardas los datos y qué haces con ellos.
? Busca el asesoramiento de un experto en Protección de Datos para tu empresa si no lo tienes ya, es un tema serio que todos tenemos que cumplir.
En el caso de los formularios de Google, hay que distinguir si lo vas a usar con tus clientes (una encuesta de satisfacción) o a personas con las que aún no tienes relación comercial (tests).
En el primer caso, puedes enviar mails a quienes ya son tus clientes cuando quieras, puesto que ya tienes con ellos relación comercial.
En el caso de los tests, precisamente lo hacemos para contactar con personas que podrían llegar a ser clientes nuestros… Aquí hay que ser muy escrupuloso: debes indicar en el propio test que cumples con la normativa vigente y el uso que vas a dar a estos datos.
Te recomendamos que limites el uso a ‘enviarte las respuestas de este test’ y no uses esos mails para nada más. Enviar comunicaciones comerciales a estas personas podría darte problemas. En cualquier caso, consulta siempre con un experto.
Cómo incluir tu Política de Privacidad en el formulario
En dos pasos:
1.- Crea una NUEVA SECCIÓN y sitúala abajo del todo. En esta nueva sección pones por título ‘Gracias por realizar el test’ y como descripción un texto similar al de la Imagen siguiente.
2.- Crea una nueva pregunta y sitúala de nuevo abajo del todo. Será el último Contenido del formulario. En el título pones ‘Por favor, acepta nuestra Política de Privacidad’. Elige tipo de respuesta ‘Casilla de verificación’ y creas una única respuesta que se llame ‘He leído y acepto la Política de Privacidad’.
Dale a Vista previa. El aspecto debe ser similar a este:
Recuerda que estos consejos son meramente orientativos, busca el asesoramiento de un experto en Protección de Datos para asegurarte de que cumples la normativa vigente.
94 654 89 81 
634 584 090