Las aplicaciones para el almacenamiento de Archivos en la nube permiten un acceso rápido y seguro a nuestra información desde el móvil, la tablet, el ordenador o el portátil. Dropbox, por su facilidad de uso, y Microsoft Skydrive, que permite editar documentos Office en grupo, son muy interesantes para pequeñas empresas.
La generalización de smartphones y tablets y el desarrollo de la nube están cambiando la forma de trabajar en las empresas. La información se almacena y comparte entre todos los miembros del equipo a través de aplicaciones online, con total seguridad y disponibilidad desde cualquier sitio y dispositivo. Hay multitud de servicios de este tipo en internet, más o menos caros, más o menos fáciles de usar… Es cuestión de elegir el que mejor se adapte a nuestro tamaño, presupuesto y nivel de conocimientos.
Para pequeñas empresas (de una a diez personas), con poco presupuesto y poca experiencia en internet, Dropbox es una gran opción. Esta aplicación ha alcanzado gran popularidad por su fácil manejo y tiene versiones Pro y para Empresas muy interesantes. Su mayor inconveniente es la imposibilidad de editar documentos en grupo, lo que es a la vez la mayor ventaja de otro gran servicio: Microsoft SkyDrive, también con sus versiones gratuita o para pequeñas empresas.
Dropbox: muy fácil de usar y barata
Dropbox es muy fácil de usar, y es, por tanto, muy recomendable para personas con poca experiencia en estos temas. No es necesario descargar/instalar ninguna aplicación para empezar a funcionar: entramos en la página, creamos una cuenta con su contraseña y ya podemos empezar a subir Archivos y compartirlos con quien deseemos. Eso sí: en cada dispositivo móvil hay que instalar la correspondiente app (gratuita) para poder acceder a los datos.
Los Archivos se suben muy fácilmente y el Usuario decide con quién los comparte.
La versión gratuita de Dropbox tiene una capacidad muy limitada: 2 gigas que se quedan muy cortos aunque pueden servir para iniciarse en esto. Cuando estemos familiarizados con su uso podemos pasarnos a Dropbox Pro o Dropbox para Empresas.
La versión Pro está pensada para un uso personal, pero es perfectamente válida para empresas con una, dos, tres personas… Basta con compartir Usuario y contraseña. Se ofrece con 100 gigas de capacidad (7 euros al mes), 200 gigas (15 euros al mes) y 500 gigas, aunque en este último caso el coste hace más recomendable otras opciones. Pagando 30 euros más al año, se pueden recuperar versiones anteriores de los Archivos compartidos (ideal para rehacer documentos cambiados por error) y acceder al historial de Archivos compartidos del Usuario.
La versión para empresas es más cara (50 euros al mes) pero mucho más completa: hasta 1 terabyte de capacidad, 5 Usuarios, ayuda técnica en tiempo real… Muy recomendable para pequeñas empresas no tan pequeñas.
Microsoft SkyDrive, ideal para trabajo de oficina
SkyDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft y eso le da una ventaja importante frente a todos los demás. Forma parte del paquete para oficina Office 365 y permite a los diferentes miembros del equipo acceder y editar simultáneamente documentos de Word, Excel, Powerpoint... La versión gratuita (para un solo Usuario) tiene 7 gigas de capacidad, más que suficiente para una microempresa. Si necesitas más, el servicio Office 365 para Pequeñas Empresas cuesta alrededor de 13 euros por Usuario al mes e incluye multitud de herramientas para la gestión de la empresa.
Con SkyDrive hay que instalar una aplicación de escritorio antes de empezar a funcionar. Además, hay que bajarse la app (gratuita) en el móvil y/o tablet para conectar con el servicio. El escritorio en el que se trabaja es sencillo y claro, con el listado de Archivos subidos y su categoría (pueden ser compartidos o privados).
SkyDrive es la mejor opción para trabajar en grupo con documentos Office.
Dropbox y SkyDrive son dos posibilidades entre muchas, puedes buscar en internet otras aplicaciones de almacenamiento en la nube y comparar hasta decidirte por la que más se ajuste a tus características. Son interesantes Google Drive, SugarSync (en inglés), Amazon Cloud Drive, Box, Ubuntu One (inglés), Mega…
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